Innovation
Réceptionniste
- Département : Djanta Tech Hub
- Lieu de travail : Agence Togo Digital, Lomé, Togo
- Rattachement hiérarchique : Responsable Administration et Financier
- Nombre de personnes à recruter : 1
- Mission principale
- Sous la supervision du Responsable Administration et Financier, le/la Réceptionniste sera chargé(e) d'assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires au Djanta Tech Hub. Il/elle contribuera à la bonne image de l'institution en garantissant un accueil professionnel, une orientation efficace des usagers et une gestion optimale des communications et des réservations d'espace.
- Livrables attendus
- Registre quotidien des visiteurs et appels reçus.
- Rapport journaliers des réservations
- Notes de transmission et comptes rendus succincts des messages.
- Rapports mensuels sur l'accueil et la gestion des flux.
- Responsabilités
- 1. Accueil et orientation
- Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme.
- Fournir les informations de base sur les activités du Djanta Tech Hub
- Orienter les usagers vers les programmes et/ou services adéquats
- 2. Gestion des communications
- Répondre aux appels téléphoniques et assurer la transmission des messages.
- Gérer les courriers entrants et sortants.
- Tenir à jour le registre des communications.
- 3. Organisation et coordination
- Assurer la gestion des rendez‑vous et de l'agenda du service.
- Préparer les salles de réunion et assister à la logistique des rencontres.
- Collaborer avec les autres services pour fluidifier les échanges.
- 4. Support administratif
- Rédiger des notes simples et assurer la transmission des documents.
- Contribuer à la mise à jour des bases de données internes du Djanta Tech Hub (contacts, partenaires).
- Participer aux tâches administratives ponctuelles confiées par la hiérarchie.
- Qualifications
- Diplôme requis : Bac
- Expérience professionnelle : au moins 2 ans dans un poste similaire (accueil, secrétariat, assistanat).
- La maîtrise du français est obligatoire ; la connaissance de l'anglais est un atout
- Une formation certifiante en secrétariat serait en atout.
- Compétences requises
- Excellentes compétences en communication orale et écrite.
- Sens de l'accueil, courtoisie et professionnalisme.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Discrétion, rigueur et sens de l'organisation.
- Esprit d'équipe et aptitude à collaborer avec différents services.
