Spécialiste en Passation des Marchés

Département : Administration et Finance

Lieu de travail : Agence Togo Digital, Lomé, Togo

Rattachement hiérarchique : Responsable Finance et marché

Nombre de personnes à recruter : 1

Mission principale

Sous la supervision du Responsable Finance et Marché publics, le/la Spécialiste en Passation des Marchés sera chargé(e) de mettre en place et de gérer un système efficace de passation des marchés, orienté vers l'atteinte des résultats de l'ATD. Il/elle assurera la planification, le suivi et l'exécution des procédures d'acquisition conformément au Code des marchés publics du Togo et aux exigences des partenaires techniques et financiers.

Il veille au respect des délais des différentes étapes de la passation de marché afin que l'ensemble des marchés soient passés à temps.

Responsabilités

1. Planification et suivi

Élaborer le plan de passation des marchés et assurer son suivi.

Planifier, préparer et coordonner le calendrier des acquisitions.

Suivre l'avancement de l'exécution des contrats et analyser les écarts.

2. Gestion des procédures

Préparer et finaliser les TDR et spécifications techniques.

Élaborer les DAO et DDP selon les modèles ARCOP et obtenir la non‑objection de la DNCCP/CCMP.

Lancer les appels d'offres, avis à manifestation d'intérêt ou présélections.

Superviser et contrôler l'évaluation des offres et propositions reçues.

Veiller à l'élaboration des rapports d'ouverture de plis et d'évaluation.

Préparer les contrats et garantir leur signature par les autorités habilitées.

Concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs et des statistiques de gestion des marchés.

3. Conseil et assistance

Répondre aux demandes de clarification des soumissionnaires.

Répondre aux commentaires des bailleurs de fonds.

Proposer des solutions alternatives en cas de difficultés.

Examiner et valider la correspondance liée aux marchés.

Interpréter les clauses contractuelles en cas de différend.

4. Archivage et reporting

Améliorer le système d'archivage complet incluant les documents relatifs aux paiements.

Produire les rapports prescrits par le manuel de procédures de l'ATD, les rapports des activités de passation des marchés réservés aux jeunes et aux femmes entrepreneurs pour la DNCCP, ainsi que les rapports destinés aux revues semestrielles au niveau de l'ARCOP.

Assurer la disponibilité des dossiers pour audit et revue a posteriori.

5. Renforcement des capacités

Apporter un appui aux membres de l'équipe lors des phases d'ouverture, d'évaluation et d'attribution.

Contribuer à la formation et au développement des compétences internes.

Résultats attendus

Suivi détaillé avec rapports sur l'évolution des projets et dossiers.

Livraison des projets dans les délais impartis.

Documentation complète et conforme des travaux réalisés.

Qualifications

Être titulaire d'un diplôme minimum (BAC+5) en Ingénierie, Administration publique, Droit, Economie ou Gestion, ou disposer d'un diplôme (BAC+4) dans l'un de ces domaines avec une expérience d'au moins trois (3) ans à un poste en qualité de spécialiste, homologue ou assistant en Passation de Marchés

Expériences dans des projets financés par la Banque mondiale seraient un avantage

Une expérience sur des programmes faisant usage de procédures de passation de marchés d'un Partenaire Technique et Financier multilatéral serait aussi un atout;

Avoir au moins quatre (4) ans d'expérience professionnelle en passation des marchés et avoir exercé au moins pendant 3 ans d'affilés à un poste de passation des marchés similaire dans le secteur public ou privé ou avoir assumé des responsabilités similaires dans ce domaine.

Bonne connaissance du Code des marchés publics du Togo ; une expérience dans un projet sur financement extérieur est un atout.

Maîtrise de l'élaboration des dossiers d'appel à concurrence.

Capacité de résolution des problèmes liés à la passation des marchés publics.

Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint).

Aptitude rédactionnelle pour rapports et documents officiels.

Proactivité, bonne moralité, aptitude d'écoute et travail en équipe.

Bonne communication écrite et orale.

Une certaine expérience dans le secteur du numérique serait un atout.

Compétences requises

Excellente maîtrise des procédures de passation de marchés publics et bailleurs.

Capacité à gérer des processus complexes et multi‑acteurs.

Esprit d'analyse et de synthèse.

Rigueur, organisation et sens du détail.

Esprit d'équipe et intégrité professionnelle.

Éthique et leadership

Sens des responsabilités et autonomie.

Méthodique, organisé et rigoureux.

Dynamisme, esprit d'initiative et ténacité.

Capacité à interagir avec une grande variété de partenaires.

Intégrité professionnelle et aptitude à travailler sous pression.

Évaluation des performances

Le/la Spécialiste en Passation des Marchés sera évalué(e) chaque année sur la base d'un contrat de performance, avec des résultats fixés au préalable (respect des délais, qualité des rapports, conformité des procédures).