Ambassadeur(drice) du digital chargé(e) de la digitalisation

Ambassadeur(drice) du digital chargé(e) de la digitalisation

Description du Poste

L’Ambassadeur du digital encore appelé Chargé de digitalisation, est responsable de la coordination des initiatives de digitalisation au sein des administrations. Dans ce cadre, il accompagne l’administration dans la prise en main des éléments de gouvernance digitale, mais aussi des technologiques communs mutualisables en vue d’accélérer la digitalisation des démarches administratives, d’optimiser les processus internes, de moderniser l’administration publique.

Responsabilités principales

Ci-après un aperçu plus ou moins détaillé des responsabilités de l’Ambassadeur du digital/Chargé de digitalisation.

Coordination de la mise en œuvre du Plan d’Accélération de la Digitalisation des services publics (PAD)

• Faire l’inventaire exhaustif et mettre à jour le répertoire des démarches administratives disponibles au sein du ministère et de ses entités sous tutelles
• Représenter le ministère dans le comité technique dédié à la sélection du ou des prestataires techniques pour accompagner l’intégration des démarches administratives dudit ministère et de ses entités sous tutelles sur le guichet national des services publics digitalisés
• Participer à l’élaboration du plan de travail des prestataires techniques choisis pour accompagner le ministère et ses entités sous tutelles dans l’intégration des démarches identifiées
• Accompagner les prestataires techniques dans la collecte des informations requises lors de la phase d’analyse et de conception des démarches administratives
• Superviser, voire même participer à l’intégration des démarches administratives identifiées et cartographiées au guichet national des services publics digitalisés pour accélérer la livraison
• Participer au test, au recettage, au contrôle qualité de l’ensemble des livrables des prestataires techniques recrutés pour l’intégration des démarches administratives des ministères et de ses entités sous tutelles
• Participer à l’élaboration et à l’administration de la formation sur la prise en main des différents outils de gouvernance digitale ou technologique proposés par l’ATD au personnel du ministère
• Participer et veiller à la mise à jour constante des démarches administratives du ministère et de ses entités sur le guichet national des services publics digitalisés
• S’assurer du traitement effectif des demandes faites à travers le guichet national des services digitalisés
• Être le premier niveau de support de l’administration
• Coordonner et faciliter l’élaboration de l’architecture d’entreprise du ministère et/ou l’architecture d’entreprise sectorielle.

Coordination des initiatives de numérisation et digitalisation autre que le PAD au sein du
ministère (à moyen terme)

• Faciliter la planification, la budgétisation et la mise en œuvre des initiatives visant à digitaliser et moderniser les processus internes et externes de l’administration, en s’appuyant notamment sur les outils de gouvernance proposés et déployés par l’ATD
• Faciliter la documentation et l’amélioration des processus existants en contribuant à l’élaboration des documents d’analyse et de cartographie clairs ; les documents d’analyse doivent faire ressortir l’état des lieux des points de services de l’administration et une proposition d’équipement de ces points en s’inspirant des spécifications TIC minimales à avoir au sein d’une administration proposées par l’ATD
• Faire office d’interface entre les équipes métier, le département informatique et les prestataires de services technologiques
• Participer avec la Direction des systèmes d’information (DSI), si applicable, à la livraison des projets de digitalisation identifiés dans la feuille de route de digitalisation du ministère, tout en promouvant auprès des prestataires techniques l’utilisation des éléments de gouvernance digitale ainsi que les outils technologiques mutualisables mis à disposition par l’ATD pour accélérer la digitalisation et garantir la cohésion des actions vis-à-vis de l’architecture du gouvernement digital intégré.

Gestion des activités de formation, de communication et de conduite du changement :

• Coordonner les activités de formation destinées aux agents, assurant, ainsi, la prise en main des nouveaux processus digitaux par ces derniers
• Mettre en œuvre des actions de sensibilisation, de conduite du changement au sein des administrations
• Proposer et mettre en œuvre des actions de communication à l’endroit des clients
  de l’administration et faciliter la prise en main des nouveaux processus digitalisés par
  ces derniers.

Participation active à la modernisation continue du système d’information interne de l’administration

• Contribuer à la supervision technique des activités de modernisation du système d’information du ministère et/ou de ses entités sous tutelles, incluant la définition des besoins, la gestion des fournisseurs, le support post-déploiement et l’amélioration continue des processus.

Reporting, anticipation des points d’attention ou des éléments de risques au regard des
objectifs des projets

• Fournir des rapports réguliers sur l’avancement des projets de digitalisation au
  Ministre, ainsi qu’à l’Agence Togo Digital
• Anticiper les points d’attention ou de risque potentiels et proposer des solutions
  proactives.

En conclusion, l’Ambassadeur du digital/Chargé de digitalisation catalyse et impulse l’appropriation des documents de gouvernance et des outils digitaux, tout en accompagnant la transition de l’administration et de son personnel vers une administration moderne efficiente et intégré.

Compétences et qualifications idéales

• Diplôme universitaire (BAC+4 minimum) en gestion des affaires ou de projets, en informatique, technologies de l’information et de la communication, ou domaines connexes
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Une Connaissance des technologies numériques et des solutions logicielles serait appréciée
• Une expérience démontrée dans la gestion de projets de digitalisation ou dans la coordination de projets d’envergure serait un atout.

Relations

L’Ambassadeur du digital/Chargé de digitalisation collabore étroitement avec les équipes métier, la DSI (si elle existe), les responsables des services impactés par le projet de digitalisation, les autres administrations ainsi qu’avec les prestataires externes pour la mise en œuvre des solutions digitales. Il accomplit sa mission avec l’accompagnement technique de l’ATD qui s’assure de le doter des connaissances et outils nécessaires à l’exécution de ses fonctions.

Supervision et hiérarchie administrative et fonctionnelle

L’Ambassadeur du digital/Chargé de digitalisation travaille sous le leadership administratif du Ministre qui donne les orientations stratégiques. En cas d’indisponibilité de ce dernier, l’Ambassadeur du digital Chargé de digitalisation peut s’adresser au Directeur de cabinet, au Secrétaire général ou à toute autre personne conformément aux orientations du Ministre. L’Ambassadeur du digital/Chargé de digitalisation exerce ses fonctions avec l’accompagnement technique de l’Agence Togo Digital qui propose, en concertation avec la DSI (si applicable et possible) les différentes orientations technologiques pour la mise en œuvre de la vision stratégique du Ministre. L’Ambassadeur du digital/Chargé de digitalisation adresse un rapport d’activité au Ministre avec une copie à l’Agence Togo Digital dans un format, une structure et une périodicité qui seront communiqués.

Objectifs et indicateurs de performance

Les indicateurs de performance de l’Ambassadeur du digital/Chargé de digitalisation seront dans un premier temps tirés du Plan d’Accélération de la Digitalisation des services publics (PAD), puis dans un second temps de la feuille de route de digitalisation de l’administration. Cette feuille de route est définie en se basant sur l’architecture d’entreprise de l’administration ou encore sur l’architecture d’entreprise sectorielle, si applicable.
Les modalités d’évaluation de la performance seront communiquées.

Opportunités de développement professionnel

• Possibilité de travailler sur des sujets divers, challengeants, stimulants, modernes et d’actualités, mais aussi sur des thématiques d’avenir dans le secteur du numérique
• Possibilité de développer une batterie de « compétences douces » à travers les efforts de mobilisation des parties prenantes autour d’une vision qui n’est pas forcément comprise et partagée
• Possibilité de bénéficier des formations financées par des partenaires techniques et financiers mobilisés par le Ministère de l’Economie Numérique et de la Transformation Digitale (MENTD) ; les formations identifiées à date seront administrées par l’une des universités de renom du continent et portent essentiellement sur la conception et le cycle de développement des produits technologiques, la gestion de projets digitaux, le leadership, etc.
• Possibilité d’occuper dans le futur un rôle de « Chief Digital Officer » ou de « Chief Digital Transformation Officer » au sein de l’administration, auprès d’un partenaire de développement international ou encore au sein d’une structure privée selon le parcours éducatif et professionnel, les aptitudes et inclinaisons personnelles du l’Ambassadeur du digital/Chargé de digitalisation.

Durée de la mission

• L’Ambassadeur du digital/Chargé de la digitalisation travaillera au sein de l’administration pour une période minimale de deux ans renouvelables.

Simplify the process of getting your ESA letter with esa-letter.com. Their licensed therapists provide emotional support animal letters accepted by landlords and airlines across the country. Visit esa-letter.com for a hassle-free experience and professional assistance tailored to your needs.